邵铁武:以流程再造和数据服务为基础的智慧校园建设

       广州城建职业学院智慧校园规划分三期完成,于2013年8月启动,目前通过三年两期的建设,基本完成初期规划的任务和要求。马上准备启动三期建设任务。第一期的建设重点为底层的数据中心、数据交换和认证中心等系统,及覆盖学工、人事办公等业务功能系统。第二期主要为科研、资产、移动应用、数据分析以及泛在教学环境建设等。

所有系统的功能均在试用过程中不断完善、更新并呈螺旋上升。

今天想以流程再造和数据服务为主的思路,和专家、同行分享在“智慧校园”规划和建设方面的一些思考。

下图也是一位专家的意见,与大家共同分享。

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        智慧校园规划的关键点,不是“大而全”,而是“准而精”;不应该是“热点组合”,而是“需求点组合”;不应该“盲目跟风”,而要“为我所用”;不能“为做报告”,而要“达成共识”。一个达成共识的、没有很多创新的规划方案远远好于一个有很多创新,但迟迟不能达成共识、也迟迟不能落实贯彻的规划方案。 
智慧校园,是从物理校园到虚拟校园再到云化的一个过程
智慧校园的建设内容
  • 建设各种用途不同、受众不同、粒度不同的功能业务系统;
  • 实现校园信息的全面采集、物理校园的全面映射和校园虚拟映像的全面构建;
智慧校园的演进方式
  • 各类系统快速持续地迭代和升级,并不断地同周边系统进行融合,形成快速迭代、协同演进的演进方式;
  • 学校做框架、做标准、做高层和底层的设计,中间让厂商去做各类功能系统;
  • 实施过程由点到面、由浅入深的一个渐变过程。
我校智慧校园建设的路径:建设、应用、完善、融合
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        城建学院智慧校园的建设路径即为:边建设、边使用、边完善,再融合。过程中,随着人的参与度越来越高,随着时间的推移,各个业务系统从流程蓝本、流程梳理、流程点优化到流程固化执行到最后流程的多次优化,其实也是个螺旋上升的过程,由点及面,多次优化。
建设的关键:以人为本
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城建智慧校园的架构
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城建智慧校园的架构,整体上分为五大块。第一大块是传统的业务功能系统;第二大块是数据交换和共享中心;第三大块是整个智慧校园的核心,提供不直接面向用户的柔性服务、柔性流程;第四大块是身份认证和信息门户;第五大块则是各种终端,包括APP、微信、手机和电脑等。

实现信息化生命周期的全覆盖
传统的业务功能系统其实是实现信息化生命周期的全覆盖。我们认为业务功能主要实现:

  • 数据的全面采集功能;
  • 线下工作转移到线上,实现物理空间和数字空间有机衔接;
  • 规范日常工作

我们城建学院到现在为止,已完成40多个业务功能系统建设,覆盖了学校80%左右业务。

智慧校园建设面临的挑战
        随着学校的业务需要,系统越建越多,而大部分的系统在开发或购买时,由于业务的需要,都会有工作流模块,但每个系统的工作流模块在智慧校园的建设中一般都会存在以下的问题:

  • 流程建模方式不统一;
  • 流程不能配置,不适用学院发展需要;
  • 业务如果跨系统、跨部门,单个系统流程就很难实现。

所以,我们在建设初期,仅仅实现了数据的集成,业务并没有高度集成。

 

举个例子,人事系统里有人员的离职流程,学工系统有学生的评奖评优,还有综合测评业务,教务系统会有调停课的流程,资产系统会有资产报增的流程。如此,普通老师在申请或办理业务流程时就不得不面对多个业务系统,而管理人员又需要从不同的业务系统中去获取不同的统计数据。

 

造成这个挑战的原因就是各个系统本身流程繁多,系统业务不能融合,我们需要花大量时间去对使用人员进行培训,才能让他们熟练地使用系统,从而高效工作。

 

所以这时我们提出来,有必要建立一个流程管理中心,来起到如下作用:

  • 异构流程统一整合
  • 流程任务统一管理
  • 流程用户统一管理
  • 流程状态统一监控
  • 流程性能统一分析

 

如此,变传统的体内循环为高效的体外协同。

普通教职工申请业务时只需要面对统一流程管理平台或事务中心。

以强大、统一的流程引擎支撑流程管理中心
  • 实现流程衔接和任务中心的大集中;
  • 满足跨部门、跨系统、跨业务的流程再造;
  • 轻松主动掌握流程引擎,以快速适应学校业务需要。
如何实施流程再造?
首先要梳理现有业务流程,然后简化流程并归纳分类,再剥离各业务系统的流程功能,最后将有流程审批的功能都采用工作流引擎来实现。从技术的角度,智慧校园建设才能实现业务的高度集成,而不仅仅是数据的集成,以体现服务、智慧,满足学校的创新发展。 
柔性流程
cj05柔性流程就是以一个或多个业务系统做工作流引擎的数据支撑,工作流引擎承担业务流转,跨系统业务的连接。实现跨部门、跨系统的业务流程深度融合。
柔性服务
        以用户为中心,在后台将教职工学生常用的服务主动前移,并为用户提供多终端、多平台的柔性服务。比如请假,教师调停课等业务流程。整个城建学院目前已上线16大类应用46个流程。我们用调停课的案例来讲一下。调停课自然而然涉及到2个业务,调课之前肯定涉及到请假,而对学生来说,还要把调课的信息及时发送给学生。现在我们是如何来做呢,所谓流程再造,我们是把两个流程柔和到一起,教职工通过手机端APP进行业务申请(手机端不单是做流程审批,更多时候是启动一个流程),然后通过手机端的业务申请中心选择该表单,填写相关信息后进行提交,相关领导也可以通过手机端进行审批,专业的岗位工作人员对业务系统进行调整,数据能够自动同步到人事和教务系统中,并且发布最新信息调整,通过微信端再发送给学生。该业务的支撑涉及到人事系统、OA系统、教务系统,但是刚才所有的柔性流程和柔性服务只是在后台根据学校的管理规定进行了流程配置,把服务前移。所以,普通的人员只要在事务中心进行申请,然后底层的功能系统不管有几个系统进行协同,对普通的教职工对领导来说,都是透明的。

柔性流程和柔性服务
小结一下:通过工作量引擎支撑的流程管理中心,可以帮助学校基于业务模式和管理模式自定义所需要的各种流程应用,快速构建学校自身的流程管控体系,连接并打通各个业务之间协同的关键所在,以实现学校层面的流程再造(BPR)。
数据成为智慧校园的核心资源
        流程需要数据支撑,数据自然而然成为了智慧校园的核心资源。所谓:智在数据,慧在服务,成在体系,体系保障长效。数据为谁服务?为学生,为教师,为学校职能部门,为二级学院等;数据能做什么?能做社会服务、科研、自我诊断、教学改革、决策支持等。所以,数据在学校是无形资产,是战略资源。
以统一的报表管理平台支撑数据服务
        所有的数据如何展示给学生、展示给教师,展示给领导?即以统一的报表管理平台来支撑数据服务,有两个好处:

  • 利用统一的发布、展示平台,对不同系统的数据进行整合、分析、显示,方便用户获取不同的信息。
  • 平台可跨不同的数据平台、不同的应用系统、不同的数据源进行数据整合,可根据用户的需要快速开发、部署。
主动Push报表给用户
同时,我们根据弹性的设置,将这些报表主动Push给用户。可按不同业务部门、不同业务人员的需求组建数据报表,直接跨业务系统提取数据展示。厂商对我们也很支持,所有的报表尽量都在报表系统里实现支撑。
最终实现多系统协同的网上事务中心
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网上事务中心一定是多系统协同,同时也一定是业务高度集成,如果没有实现业务高度集成,(个人觉得,网上事务中心其实就不成熟),还要有大数据的整合,要有柔性流程,要有柔性服务在上面做支撑,这样才能体现“服务优先”理念,注重关心与师生利益密切相关的事务,才能朝着真正“一站式”网上事务中心服务迈进。谢谢大家!您可能还感兴趣:

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