长江工程职业技术学院:集中优质资源解决核心业务信息化

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        一、背景与概况
   
        1、学校概况
        长江工程职业技术学院是湖北省人民政府主办,国家教育部备案的公办全日制高等职业技术学院,是湖北省具有单独招生考试资格的高职院校,是“全国水利职业教育示范院校”。学院设有7系5部1站,全日制在校生8千余人,开设有水利水电建筑工程、工程监理、工程测量技术、工程地质勘查、工程造价等40个专业,学院师资力量雄厚,拥有近300名专任教师,其中博士生导师、教授、副教授、高级工程师等高级职称人员100余人,基本实现年轻教师硕士化。
        2、建设背景与思路
        加强信息化建设,加快构筑与学校发展相适应的信息化体系,是高职院校改革与发展的一项十分紧迫的战略任务。经过多年努力,长江工程职业技术学院在信息化基础设施方面已经较为完善,形成了百兆与千兆相结合的网络主干结构,并建设了教务管理系统、财务管理系统、图书管理系统、上网认证计费系统、一卡通系统等业务系统,数字化信息资源有了一定的积累。2015年底,为了进一步提升信息化管理服务水平,学校启动数字化校园建设,按以下思路努力打造活力十足的信息化校园。
        ①以统一数据共享与交换平台和统一数据标准建设为核心,整合并规范学校各部门数据,建立学校统一的人财物基础数据库,实现核心数据的统一,为下阶段数据深层次应用打好基础;②以核心业务系统的建设为重点,以数据共享为基础,实现学校各部门业务管理的信息化和精细化,提高资源的利用效率和管理服务水平;

③以统一信息服务平台建设为目标,围绕师生从入校、校内工作、学习、生活、离职离校退休等完整的活动周期,规范和整合业务流程,通过统一信息门户平台最终实现一站式的集数据服务、业务服务、资源服务以及信息展现为一体的信息聚合和访问;

④以统一数据中心软硬件设施建设为基础,建立统一的安全管理体系,为教育信息化各系统的稳定高效运行提供可靠保障。

 

按照以上思路,我校遵循“统一领导、整体规划、分步实施、统一标准、资源共享、注重应用”的原则,在搭建数字校园三大平台、移动校园并集成原有业务系统(包括教务管理系统、财务管理系统、图书管理系统、上网认证计费系统、一卡通系统等)的同时,根据实际需求建设了面向校园管理中最复杂模块的学生综合管理系统,有效地提高了学生工作综合管理能力和信息化服务水平。

        二、特色与创新
       
        1、注重支撑平台的建设
以“消除信息孤岛、提升数据价值”为理念,搭建统一的数据接口访问控制、接入系统管理、数据统一格式转换的管理平台,实现系统之间的实时交互与共享。针对我校多样化的数据集成源头,高安全要求的同步过程,以及复杂多变的同步策略要求,同时为了让各项业务更加稳定、可持续发展,坚持做好集成过程监控体系以及可扩展的标准数据模式,更加方便集成业务开展,也为我校的综合数据利用及多平台展示提供技术保障。打造共享数据中心平台,用以收集、处理和存储各类共享数据,并为全校提供信息共享服务。为实现系统的集成和各个系统之间的数据共享,提供有效的决策支持数据,在用以存放大量数据的同时有效地将数据管理起来,并提供数据访问的手段,为系统集成和各个系统之间的数据共享提供平台,保证数据的及时性、完整性和一致性。

        2、集中资源解决核心业务信息化
        由于学校资金投入有限,学校在综合考虑之后,先从信息化用户群体最大的学生服务着手,经过近一年的建设,基本上实现学生全生命周期的信息化管理,包含了招生管理、迎新管理、待办事宜管理、思想教育管理、学生工作队伍管理、就业管理、学生党建管理、班级管理、共青团管理、学生资助管理、勤工俭学管理,以及离校管理等管理内容,方便学生工作管理者在智慧校园中随时可以获取不同的学生信息,决策工作内容,从而提高工作效率,降低工作强度。作为智慧校园建设核心业务之一,学生业务是非常重要的,学校领导在信息化建设方面的决策非常理性,在初步建设成效的基础上,为继续推动后期信息化提供了坚实的基础,包括基础数据的保障,全新教职工信息化观念的改变等。
        3、构建移动校园,充分发挥移动互联网技术优势
        移动互联网技术的发展日新月异,已成为信息化不可逆转的趋势,我校在第一期建设就充分考虑移动校园的优势,因此在本次信息化建设当中,移动校园也是重点建设内容,建设效果远远超过省内同等院校。普通教师和学生作为最大的用户群体,真正成为了本次信息化建设的受益者,移动校园基本实现学校现基础移动办公功能,包括课表查询、消费查询、借阅查询、工资查询、通知公告等,为用户提供随时随地信息化服务。
        4、轻度应用大数据分析原理,实现移动数据报告
        大数据技术的应用也是信息化最佳实践方案之一,随着信息化建设过程的不断推进,大数据中心平台中不断积累各种数据,包括行为数据、日志数据、结果数据等,大数据技术的轻度应用,再结合精准的消息推送机制,就可以实现学习成绩报告、图书借阅报告、消费报告,同时还实现课表提醒、图书馆借阅提醒、一卡通余额提醒等等,同时结合互联网分享概念,校内交流平台,为学生带来极大的信息化建设参与感,学校领导也可以随时了解全校总体情况。
        三、成果及影响
     
        1、建设成果
        本次信息化建设项目自2015年12月份以来,历时一年左右的技术实施周期,2016年11月通过验收,并正式上线运行。作为学校智慧校园建设一期的重点,本次建设完成了学校信息标准,各个业务系统的单点登录和信息聚合统一展示,建立基础数据中心平台,有效消除了信息孤岛,同时构建学工管理系统,以学生为中心,涵盖学生的招生录取、迎新报到、在校学习、素质培养、生活服务、离校、毕业就业及校友的全生命周期,对学生生活、思想等各方面进行一体化管理和“一站式”服务,达到个人服务集中,校务信息公开,校情实时概览,公共资源共享,相关部门业务联动,关联数据自动同步,信息互动交流通畅的信息服务数字化、智能化目标,真正提高了我校对学生的管理效率和服务水平。协助学院规范各部门的工作流程,实现了在线业务处理,不仅解决了跨地域的问题,也解决了填写不规范重复填报浪费纸张、各部门统计重复上报的问题。如违纪申报、请假、学生资助、勤工俭学等常用功能,大大提高了工作效率,也为日后数据查询、上报、分析提供了数据支持。
        (一)统一身份认证、统一信息门户
        以“消除信息孤岛、提升数据价值”为设计理念,搭建统一的数据接口访问控制、接入系统管理、数据统一格式转换的管理平台,实现系统之间的实时交互与共享。针对学校多样化的数据集成源头,高安全要求的同步过程,以及复杂多变的同步策略要求,同时,为了能够让业务更加稳定、可持续发展,还提供了整套数据集成的标准化实施方案、集成过程监控体系以及可扩展的标准数据模式,在便于集成业务开展的同时为综合数据利用及多平台展示提供了坚实的技术保障和完善的服务体系。
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统一身份认证平台

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统一信息门户平台

        (二)共享数据中心
        共享数据中心是收集、处理和存储各类共享数据,并为全校提供信息共享服务的平台。为实现系统的集成和各个系统之间的数据共享,提供有效的决策支持数据,在用以存放大量数据的同时有效地将数据管理起来,并提供数据访问的手段,为系统集成和各个系统之间的数据共享提供平台,保证数据的及时性、完整性和一致性。
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共享数据中心

        (三)综合学工管理系统
        以学生全“生命周期”为设计理念,涵盖了招生、迎新、公寓、学工、就业、离校、校友七个子系统。为学生入校、在校、离校、校友提供了"一站式"、“多方位”、“全时空”的便捷服务。也协助学院规范各部门的工作流程,实现了在线业务处理。也利用互联网技术为学生与母校提供了感情桥梁。
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学生综合管理系统

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2016年新生报到实时汇总图

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学生人数实时同步显示图

        (四)综合查询系统
        在不同权限的管理下,支持对学生基本信息、教师综合信息、学校资产等进行查询。支持对学生的所有信息进行专业的提取分类管理,在显示全校学生总数的情况下,可按学生的生源地、性别、政治面貌等信息,可进行校方自定义地分类查询。通过对全校范围内学生的分班的全面管理,进行相应的学生信息统计,方便直观地点击查询。通过对相应学院相应班级的点击,可查看到该班级的所有学生信息,点击相应学生查看详情,可查看到该学生在校的基本信息,包括其政治面貌、学习成绩、综合测评、奖助学金、社会工作、证书考试以及校园卡消费等相关的学生基本信息。
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学生人数按院系分布情况总揽

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学生人数按民族统计情况总揽

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按年级统计图

        (五)移动校园
        移动校园的建设主要搭建数字校园的基础上,集成一卡通充值、宿舍电费查询等功能。为学校的教学、管理和生活提供了更加便利的条件,摆脱空间的束缚,不再局限于办公室或固定地点的管理和生活。
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登陆后页面

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单日访问量

        2、影响与绩效
        资源充分利用。通过重构学生工作管理中各个流程,针对核心业务进行全新设计,使学校现有资源可以被充分利用,同时极大提升了学校的管理效率和服务效率。师生参与度提高。用户的参与度决定着信息化建设的生命力,有人用才有人提意见,有反馈我们才了解改进的方向,根据用户反馈,我们才更能有针对性的解决实际问题,提升信息化建设与服务水平。数字迎新、数字离校工作的有序进行,提高了用户满意度,也提升了学校的社会声誉。 

通过优化跨部门以及部门内的业务流程,统一学生数据标准,依托共享数据中心平台,将面向学生的信息和服务整合后推送至学生个人门户,为学生提供个性化服务。

 

通过规范业务流程、完善规章制度、加强服务监管、举办业务培训等具体工作实践,使各项服务功能得以有效实现,为学校信息化建设的健康发展提供了保障。

        四、经验与启示
       1、领导重视有助于系统推广
        我校数字化校园项目的建设和推广工作得到了校领导的高度重视和大力支持。在整个项目建设进程中,学院领导亲自挂帅,直接参与主持信息化建设与推进,同时也得到了各处的大力支持。
        2、以师生满意度为评价准则
        学生管理是学校日常的重点工作之一,也是一个庞大的管理项目。学生数量大,事务项目多,管理节点复杂,稍不留意就引起多方矛盾。充分调研,从用户角度出发,针对学生工作流程中出现的问题,重新梳理并优化流程,以效率为中心,删减审批程序,简化工作流程,以不断满足师生的需求为终极目标,以师生的满意度为评价工作绩效的准则,更容易在信息化工作中取得成果。
       
        3、加强信息化部门的团队建设
        学生综合管理工作对信息化服务部门的综合素质也提出了更高的要求,不仅要具备一定的专业知识和技能,全面熟悉信息化相关业务,还要具有较强的沟通协调能力,为师生用户解决实际问题。信息化部门需要通过培训和强化管理,提高团队综合素质,从而为创造出更高水平的优质服务打下基础。
        4、充分利用互联网和大数据技术的先进特点
        学生数据移动报告服务基于数字校园管理大数据深度分析的个人服务移动应用。它充分利用了现阶段最先进的移动互联网技术,大数据分析技术,通过数据引擎定时分析师生个人学习、阅读、消费相关业务管理数据,并推送各类学习报告、阅读报告、消费报告给校内师生用户的移动终端上,使之更加全面细致和更加实时的掌握个人相关行为;而基于统计数据分析挖掘形成的领导管理报告,更可以有效的辅助学校各级领导进行研究、决策。
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